Boekhouden en factureren worden vaak gezien als een hele klus en niet de leukste taak. Administratieve taken staan zelfs in de irritatie top 3 van zzp’ers. Maar deze gedachte is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig kun je je boekhouding en facturatie laten versimpelen en versnellen. Dit kan allemaal dankzij de digitalisering van onze omgeving. Zo zijn er nu diverse online programma’s, die een hoop werk uit handen kunnen nemen. Hier bespreken we hoe je boekhouden en factureren leuker kan maken. Dus lees vooral snel verder.
Gebruik online software
Online financieel beheer helpt bedrijven beter omgaan met trends en ontwikkelingen in de markt. Boekhoud- en facturatie software hebben zich de afgelopen jaren snel ontwikkeld en dit is voornamelijk te danken aan de digitalisering van onze omgeving. Deze software wordt niet alleen steeds meer toegepast, ook nemen het aantal functionaliteiten steeds meer toe. Zo kun je tegenwoordig steeds meer activiteiten laten automatiseren door systemen aan elkaar koppelen.
Automatiseer je administratie
Het automatiseren van verschillende activiteiten voor je boekhouding en facturatie is dé uitkomst als je een hekel hebt aan administratieve taken. Bovendien helpt het je om fouten te voorkomen, omdat facturen en bonnetjes niet meer handmatig ingevoerd hoeven te worden. Hieronder bespreken we een aantal mogelijkheden om je administratie te automatiseren.
Facturen automatisch maken en versturen
Verstuur je regelmatig facturen naar klanten of partners? Een factuur sturen en maken kun je met facturatie software laten automatiseren. Verkoop je bijvoorbeeld abonnementen of lidmaatschappen? Dan kun je automatisch periodiek een factuur maken en sturen. Eén keer de factuur opmaken en instellen is dan genoeg. Dit scheelt dus een hoop tijd en gedoe.
Voorkom het corrigeren van fouten
Je facturatie kun je ook integreren met diverse software of organisaties, om je bedrijfsprocessen te versnellen. Ook voorkom je het maken van fouten, omdat je slechts 1 keer gegevens goed in hoeft te voeren. Vervolgens wordt dit geautomatiseerd en hoef je het niet meer handmatig in te voeren. Een facturatie programma kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan een boekhoudpakket, CRM of urenregistratiesoftware. Er bestaat zelfs facturatie software die contactgegevens en bedrijfsinformatie kan uitlezen uit de database van de Kamer van Koophandel. Dit koppelen bespaart dus een hoop extra handelingen en voorkomt hiermee ook fouten.
Btw-aangifte in een handomdraai
Je boekhouding kun je met verschillende programma’s of instanties koppelen. Wil je snel en eenvoudig belastingaangifte doen? Dit kan wanneer je boekhoud software koppelt aan de Belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld je btw- of ICP-aangifte via digipoort rechtstreeks versturen naar de Belastingdienst. Dit scheelt weer een aantal stappen. Een snelle controle van de gegevens is vaak genoeg, voordat je de belastingaangifte met een druk op de knop verstuurd.
Besteed je debiteurenbeheer uit
Debiteurenbeheer vergt veel tijd om afspraken vast te leggen en om facturen te bewaken. Niet iedereen heeft hier de tijd of capaciteit voor. Daarom zijn er bedrijven waar je je debiteurenbeheer aan uit kunt besteden. Door het uitbesteden van het debiteurenbeheer wordt er dagelijks aandacht besteed aan de vervallen debiteurenvorderingen. Daarnaast geeft het ook garantie voor een snelle en efficiënte afhandeling. Ook kun je automatisch wanbetalers doorsturen vanuit een boekhoudprogramma naar een incassobureau. Zij kunnen het dan verder voor je afhandelen. Zo heb je hier geen omkijken meer naar.
UBL: de nieuwste ontwikkeling
Een van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van automatisatie van bedrijfssoftware is Universal Business Language (UBL). Met gebruik van UBL kun je direct facturen in de boekhouding van een klant plaatsen. Erg handig als dit direct wordt gedaan. Bij de verwerking van facturen verkleint het daarnaast de kans op het maken van invoerfouten.
Samengevat kan het gebruik van online software voor facturatie en boekhouding het proces een stuk simpeler, sneller en dus leuker maken. Het automatiseren en integreren van de programma’s bespaart een hoop tijd, omdat je niet alles meer handmatig hoeft te doen.
