Afspraken bevestigen per mail voorbeeld

Afspraak bevestigen via mail

Kleine en startende ondernemers zijn vooral bezig met hun passie en vergeten afspraken met klanten goed te bevestigen. Ze laten over het algemeen een offerte nog wel ondertekenen maar daar blijft het dan ook bij. Hoewel een mondelinge afspraak bindend is zal het, wanneer er problemen met de klant ontstaan, lastig hard te maken zijn welke afspraken er gemaakt zijn en verval je al snel in een welles nietes spelletje. Eenmaal voor de rechter is een consument in het voordeel en trekt de ondernemer al snel aan het kortste eind.

De oplossing is echter simpel, goedkoop en heel weinig werk. Zorg ervoor dat alle afspraken die je met klanten maakt schriftelijk bevestigd worden.

Als het om geld gaat leer je je klanten pas echt kennen!

Helaas hoor je consumenten vaak klagen over bedrijven. Zeker in de tijd van het internet en de vele review sites waarop men op een laagdrempelige manier onvrede kan uiten is het voor bedrijven van levensbelang om een goede service te verlenen en afspraken na te leven. Helaas hoor je vaak maar één kant van het verhaal. Het zou goed zijn om een website in het leven te roepen waar ondernemers slechte consumenten op kunnen plaatsen. Sterker nog ik heb een aantal voorbeelden van consumenten die erop uit zijn om niet of niet geheel te hoeven betalen. Deze mensen zoeken vaak kleine en startende ondernemers die nog niet veel ervaring hebben uit!

Om te voorkomen dat je slachtoffer wordt van slechte consumenten is het noodzakelijk dat je naast goede algemene voorwaarden ook alle gemaakte afspraken schriftelijk bevestigd.

We zullen een aantal voorbeelden geven wanneer je een afspraak het beste schriftelijk kan bevestigen:

1. Meerwerk (ook wel bijwerk genoemd): Wil de klant dat er meer wordt uitgevoerd of geleverd dan in eerste instantie overeengekomen, leg dit dan altijd schriftelijk vast! Dit is één van de punten waarop conflicten gemakkelijk ontstaan tussen ondernemer en consument. Zeker wanneer er verschillende keren om extra werkzaamheden of producten wordt gevraagd zou ik erg op mijn hoede zijn en de klant voor al het meerwerk apart laten tekenen en/of aanbetalen.

2. Oplevering: Wanneer je werkzaamheden uitgevoerd hebt laat dan altijd de klant een opleveringsformulier ondertekenen. Dit kan een simpel formulier zijn waarop ook een ruimte moet staan voor eventuele opmerkingen / aandachtspunten welke de klant in kan vullen. Tevens zou ik onderstaande regel opnemen.

Bij het ondertekenen van dit opleveringsformulier geeft u aan dat wij alle werkzaamheden naar tevredenheid uitgevoerd hebben.

3. Betalingsafspraak: Wanneer je een betalingsafspraak maakt met je klant bevestig dit dan schriftelijk of per mail. Mijn voorkeur zal uitgaan om dit per mail te verzenden om, waar nodig, aan te kunnen tonen dat je dit naar je klant verzonden hebt.

Geachte mevrouw/meneer [NAAM KLANT],

Refererend aan ons telefoongesprek van [DATUM / TIJD] bevestigen wij de gemaakte afspraken met betrekking tot de openstaande posten:

De betalingstermijn van factuurnummer 2014123 is inmiddles ruimschoots verstreken. Het openstaande bedrag van € 2124,38 zal uiterlijk [DATUM] door u op onze rekening [VUL HIER JE IBAN NUMMER IN} t.n.v. [UW BEDRIJFSNAAM} zijn bijgeschreven.

Als uw betaling wederom uitblijft binnen de bovengenoemde termijn, zijn wij genoodzaakt de vordering definitief uit handen te geven aan [NAAM INCASSOBUREAU]. Wij verwijzen hierbij naar onze algemene voorwaarden.

Zonder omgaand schriftelijk tegenbericht uwerzijds gaan wij ervan uit het bovenstaande correct te hebben verwoord.

Met vriendelijke groet,

[UW BEDRIJSNAAM]

[UW NAAM]

4. Telefonische / mondelinge afspraak: Wanneer er telefonische of mondelinge afspraken gemaakt zijn bevestig deze dan bij voorkeur per mail en schrijf onderaan de mail dat je zonder tegenbericht binnen xx termijn je ervan uitgaat e.e.a. correct uiteengezet te hebben.

Update: Reactie van een bezoeker van deze website:

“Beste redactie: Met veel interesse bezoek ik regelmatig uw website en lees met veel interesse de leerzame artikelen. Helaas was dat wat betreft dit artikel voor mij te laat en had ik te maken met een slechte klant, zeg maar gerust een in en in slechte klant!

Sinds 2012 heb ik een schilderbedrijf. Het betreft een eenmanszaak. In 2013 kreeg ik een mooie opdracht om een winkelpand van binnen en buiten te schilderen. We begonnen met het schilderen van de buitenkant van het pand waar ik inmiddels een aanbetaing voor ontvangen had. Toen het buitenschilderwerk gereed was zouden we een week later aanvangen met het schilderen van de binnenkant van het pand. Een dag voordat we zouden starten werd ik telefonisch benaderd door de opdrachtgever die vroeg of ik twee weken later kon starten met deze werkzaameden daar er een vertraging was opgelopen met andere leveranciers. Hoewel het wat lastig voor mijn planning was ging ik akkoord met de nieuwe startdatum.

Vlak voordat de nieuwe aanvangdatum bereikt was werd ik wederom door de opdrachtgever gebeld of het nog een weekje of maximaal twee, uitgesteld kon worden. Ook hier ging ik mee akkoord. Ik was er niet blij mee mede omdat het tweede deel van betaling voor het buitenschilderwerk nog niet voldaan was en de aanbetaling voor het binnenwerk tevens niet overgemaakt was. De opdrachtgever kon op dat moment ook geen definitieve startdatum geven daar hij naar eigen zeggen afhankelijk was van het verloop van de rest van de binnenwerkzaamheden.

Tot mijn verbazing en woede, ontving ik een brief van zijn advocaat waarin hij stelt dat ik niet ben op komen dagen op de afgesproken datum. Volgens hem heeft hij mij alle dagen proberen te bellen en is regelmatig bij me langs geweest om te vragen of ik kon starten met de werkzaamheden volgens afspraak. De advocaat stelt nu dat ik in gebreke ben en het binnenschilderwerk inmiddels door een ander bedrijf uitgevoerd is. Tevens is hij niet tevreden met het buitenschilderwerk en zal het tweede deel niet voldoen.

Tot overmaat van ramp stelt de advocaat mij aansprakelijk voor de vertraging die opgelopen is en claimt een mega bedrag omdat de winkel niet op tijd open kon. Dit onder de noemer inkomstenderving en gevolgschade. Tevens was de schilder die het nu uitgevoerd heeft duurder en eist de advocaat dat ik hiervoor aansprakelijk gehouden wordt!”

Noot van de redactie: Wij hebben inmiddels begrepen dat deze schilder door een goede advocaat bijgestaan wordt. Wij hopen dat de schade beperkt zal blijven.

Wanneer deze ondernemer alle afspraken per mail bevestigd had dan zou er veel leed bespaard zijn gebleven.

Laat dit een waarschuwing zijn voor alle ondernemers!

Een afspraak bevestigen per mail kan een hoop problemen voorkomen.